Dit is ook Maaspoort - Efficiënt plannen

Geplaatst: 25 mei 2018

Dit is ook Maaspoort - Efficiënt plannen

Ben jij al bekend met wat wij allemaal doen? Wij zijn meer dan alleen een sporthal of de thuishaven van het Bossche basketbal. In deze blog stellen we je graag voor aan onze partners, nemen we je mee naar onze evenementen en vertellen we over de vele uitdagingen die we hier tegenkomen.

Deze week willen we het graag over een veel voorkomende uitdaging hebben: de planning. Als multifunctionele (sport)accommodatie komt het vaak voor dat er meerdere evenementen tegelijkertijd plaatsvinden. Maar hoe laat je dit langs elkaar heen lopen, zodat beide evenementen geen hinder van elkaar ervaren? Het antwoord komt van Frederike Schulkes, eventmanager bij Maaspoort Sports & Events. Ik werk nu meer dan een jaar bij Maaspoort Sports & Events als eventmanager. Mijn achtergrond ligt in de sport, waar ik altijd affiniteit heb gehad met het organiseren en managen van evenementen. Inmiddels is mijn horizon verbreed door ook zakelijke- en muziekevenementen te organiseren. Evenementen van 10 tot 3.000 gasten, in diverse markten, met verschillende doelgroepen en uitdagingen. Elk evenement is weer anders, maar één ding blijft altijd hetzelfde; het streven naar een perfect evenement voor de opdrachtgever. Hiervoor is een strakke planning nodig!

Maar hoe gaat dit in zijn werk?
In de eerste gesprekken met de opdrachtgever worden de wensen in kaart gebracht. Deze worden omgezet in acties die vervolgens op elkaar afgestemd worden, waardoor er een chronologische planning ontstaat. Daarna komt alles samen in het draaiboek. Hierin wordt alles gedetailleerd beschreven, zodat ieder lid van het team weet wat er van hem/haar wordt verwacht. Denk hierbij aan een tijdsplanning, de verhuurde ruimtes, activiteiten, workshops, benodigde materialen, gebruik van ICT, horeca, veiligheid, de inzet van medewerkers enzovoorts. Het draaiboek wordt voor aanvang van het evenement besproken met het evenemententeam.Voor zowel een opdrachtgever als voor ons werkt het prettig om één contactpersoon te hebben. Hierdoor voorkomen we miscommunicatie en is er altijd duidelijk wie er verantwoordelijk is. Vanaf het eerste gesprek ben ik betrokken bij het evenement en zal dit ten alle tijden blijven. De opdrachtgever kan tijdens het evenement met zijn vragen bij mij terecht en ik schakel met de juiste persoon binnen mijn team.

Efficiënt plannen
Het komt voor dat er meerdere evenementen op dezelfde dag plaatsvinden. Wanneer er onvoldoende zorg voor de planning wordt gedragen kan er veel onduidelijkheid ontstaan, vooral wanneer het een combinatie van een sport- en zakelijk evenement is. Een mooi voorbeeld hiervan is een wedstrijddag van New Heroes Basketball in combinatie met een zakelijk congres. Hierbij volgen congresleden gedurende de dag verschillende workshops en lezingen in verschillende ruimtes. Deze ruimtes worden later op de dag ook gebruikt door New Heroes Basketball en moeten worden opgebouwd. Om ervoor te zorgen dat beide partijen geen hinder van elkaar ondervinden, worden de ruimtes zo ingezet dat zij elkaar tijdens de dag niet treffen. Zo wordt de businessclub eerst gebruikt als pauzeruimte voor de gasten van het congres en ’s avonds voor het diner voor de businessclubleden van New Heroes Basketball. Na het diner voegen de congresgasten zich bij de businessclubleden. De congresgasten hebben de bijeenkomst gehad en kunnen ook netwerken binnen de businessclub. Een mooie combinatie waar sport en business elkaar treffen op een efficiënte manier!

 

< Terug naar overzicht